Os documentos são provas inequívocas e importantes de tudo que acontece e aconteceu no âmbito condominial. Veja como organizá-los.

Pode parecer pouco, mas na prática são muitos documentos a serem guardados para provas e eventuais consultas. Vamos a eles:

• Regulamento Interno;
• Inscrição do condomínio na Receita Federal (CNPJ);
• Convenção do Condomínio;
• Relatórios de receitas e despesas referentes aos últimos cinco anos;
• Apólice de seguro contra fogo e outros sinistros;
• Livro de registro de atas e condôminos presentes nas assembleias;
• Cadastro de moradores e prestadores de serviços;
• Plantas hidráulicas, elétricas e de implantação do condomínio;
• Apuração e devida aprovação das contas da administração anterior;
• Contratos de manutenção e de serviços terceirizados (administradora, elevadores, bombas, portaria, limpeza, etc);
• Recibos de contas de consumo (água, eletricidade, internet, etc);
• Relatórios de Inspeção anual (RIA) emitido pelas empresas que fazem a conservação de equipamentos como elevadores;
• AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, que são emitidos periodicamente;
• Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação e funcionamento dos elevadores;
• Certificados de limpeza de caixas d’água e de dedetização, que devem ser feitos a cada seis meses;
• Notas Fiscais de serviços e aquisição de materiais.

Pela Lei Trabalhista, os funcionários que, porventura, forem demitidos têm até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o condomínio.

Sua reclamação é válida pelos últimos cinco anos.

Portanto, é aconselhável guardar esses documentos por esse período (em todo caso, consulte o advogado do condomínio para ver qual a sua indicação).

Já os documentos fiscais como FGTS e INSS devem ser preservados por trinta anos (ou conforme a orientação do seu contabilista).

Para uma melhor organização é fundamental criar uma regra para arquivar todos esses documentos e segui-la à risca. Parece meio complicado mas, na realidade, não é.

Como organizar os documentos do condomínio?

Nomeie detalhadamente pastas (físicas e digitais) e arquive os documentos assim que os receber, não deixe para depois.

Dê nomes de fácil reconhecimento e enumere por datas cronologicamente.

A organização é primordial na hora de guardar documentos do condomínio. Além de facilitar o manuseio, estará sempre tudo a mão para possíveis consultas dos condôminos e do Conselho Fiscal.